Апостиль: які документи, де і скільки коштує

Що таке апостиль і коли він потрібен

Апостиль — це спеціальний штамп або окремий аркуш, що засвідчує справжність підпису, посаду підписанта і печатку на офіційному документі. Його запровадила Гаазька конвенція 1961 року, і він замінює складнішу процедуру консульської легалізації між країнами-учасницями. Україна, Польща, Німеччина, Чехія, Італія та Іспанія — учасниці конвенції.

Апостиль знадобиться, коли:

• український документ подаєте за кордоном — свідоцтво про народження чи шлюб, диплом, довідку про несудимість;
• іноземний документ подаєте в Україні — довіреність від польського нотаріуса, довідку іноземної податкової про сплату податку (як її використати — у статті про подвійне оподаткування).

Головне правило: апостиль ставить країна, яка видала документ. Український документ апостилюють в Україні, німецький — у Німеччині.

Винятки — Польща і Чехія. З обома країнами Україна має договори про правову допомогу: з Польщею — 1993 року (стаття 15), з Чехією — 2001 року (стаття 18). За ними документи, складені чи засвідчені компетентним органом однієї країни, діють в іншій без додаткового засвідчення. Тож для обміну офіційними документами з цими країнами апостиль формально не потрібен — але окремі установи (наприклад, навчальні заклади) іноді його все одно вимагають.

Хто ставить апостиль на українські документи

Якщо сумніваєтеся, до якого органу йти, — запитайте в установі, яка видала документ, або в ЦНАП.

Скільки коштує і скільки триває

• Плата за проставлення апостиля з 1 січня 2026 року — 670 грн для фізичних осіб і 1 160 грн для юридичних. Сума прив’язана до прожиткового мінімуму, тому змінюється разом з держбюджетом.
• Строк — до 3 робочих днів з дня подання документа до Мін’юсту (за порядком, що діє з 1 лютого 2026 року); у МОН і МЗС строки можуть відрізнятися.
• Додаткові витрати: нотаріальна копія (якщо потрібна), переклад, доставка документа за кордон.

Як оформити апостиль, якщо ви за кордоном

Поставити апостиль на український документ можна лише в Україні, але їхати самому не обов’язково.

1. Оформіть довіреність на людину в Україні — у консульстві або в місцевого нотаріуса. Як це зробити — у статті про довіреність.
2. Передайте оригінал документа представнику поштою або кур’єром. Якщо оригінал потрібен вам за кордоном, апостилюйте нотаріально засвідчену копію (якщо установа за кордоном її прийме).
3. Представник подає документ до відповідного органу і сплачує плату.
4. Отримавши документ з апостилем, представник надсилає його вам.
5. Зробіть переклад у країні, де подаватимете документ, — там знають місцеві вимоги до перекладачів.

Якщо документ втрачено

Для свідоцтв РАЦС спершу потрібно отримати повторне свідоцтво або витяг з реєстру — це теж можна зробити через представника. Апостиль ставлять уже на новий документ.

Іноземний документ для України

Якщо документ видала інша країна — наприклад, довіреність від нотаріуса в Німеччині, — апостиль ставлять у цій країні:

• Польща — за договором 1993 року апостиль не потрібен (якщо установа в Україні все ж просить — його ставить МЗС Польщі);
• Німеччина — на нотаріальні документи зазвичай голова земельного суду (Landgericht) за місцем нотаріуса; на інші — уповноважений орган тієї землі, де видано документ;
• Чехія — за договором 2001 року апостиль не потрібен; якщо установа в Україні все ж просить — орган залежить від типу документа, уточніть у нотаріуса;
• Італія, Іспанія — уточніть у нотаріуса чи установі, що видала документ: орган залежить від типу документа.

Після апостиля документ перекладають українською, а переклад засвідчують у нотаріуса в Україні.

Типові помилки

• Апостиль на документ, який установа за кордоном не вимагала: зайві гроші й час.
• Апостиль поставили, а переклад зробили до апостиля — перекладати треба і сам апостиль.
• Подали документ, виданий давно, а установа просить свіжий — наприклад, довідку про несудимість.